Puține etape ale unei proceduri de achiziție publică generează atâtea contestații ca verificarea prețului aparent neobișnuit de scăzut. Pentru ofertantul cu cel mai bun preț, o solicitare de justificare este momentul în care contractul poate fi câștigat sau pierdut. Pentru concurenții săi, este adesea cel mai promițător motiv de contestație.
Explicăm mai jos ce înseamnă juridic un preț neobișnuit de scăzut, ce obligații are comisia de evaluare și cum se construiește o justificare solidă.
Cadrul legal
Regula de bază este prevăzută de art. 210 din Legea nr. 98/2016: dacă o ofertă pare să aibă un preț sau costuri neobișnuit de scăzute în raport cu lucrările, produsele sau serviciile ofertate, autoritatea contractantă are obligația de a solicita ofertantului explicații privind prețul sau costurile propuse. Normele metodologice aprobate prin HG nr. 395/2016 detaliază situațiile în care prețul este considerat aparent neobișnuit de scăzut și modul în care se desfășoară verificarea.
Esențial este faptul că legea interzice respingerea automată a unei oferte pe motiv că prețul este mic. Autoritatea trebuie mai întâi să ceară explicații și să le analizeze. Respingerea este posibilă numai dacă explicațiile primite nu justifică în mod corespunzător nivelul scăzut al prețului sau al costurilor.
Când se declanșează verificarea
Normele metodologice stabilesc indicii obiective, raportate la valoarea estimată a contractului și la nivelul celorlalte oferte admisibile. Când prețul unei oferte se află sub aceste repere, comisia de evaluare are obligația de a solicita clarificări. Comisia poate solicita justificări și în alte situații, când are dubii serioase cu privire la posibilitatea executării contractului la prețul ofertat, inclusiv pentru componente individuale ale prețului (de exemplu, un articol de deviz cu preț vădit subevaluat).
Pentru concurenți, este important de reținut: dacă oferta câștigătoare se încadra în indiciile legale și comisia nu a cerut justificări, aceasta este o încălcare a legii, care poate fi contestată.
Ce poate justifica un preț scăzut
Art. 210 enumeră, cu titlu exemplificativ, elementele pe care le pot viza explicațiile:
- economia procesului de fabricație, a serviciilor furnizate sau a metodei de construcție;
- soluțiile tehnice adoptate sau condițiile deosebit de favorabile de care beneficiază ofertantul;
- originalitatea lucrărilor, produselor sau serviciilor propuse;
- respectarea obligațiilor din domeniul mediului, social și al relațiilor de muncă;
- respectarea obligațiilor privind subcontractarea;
- posibilitatea obținerii unui ajutor de stat în condițiile legii.
Lista nu este limitativă. În practică, justificările acceptate cel mai frecvent se bazează pe:
- echipamente proprii, deja amortizate, care elimină costurile de închiriere;
- oferte ferme de preț de la furnizori, obținute anterior depunerii ofertei;
- proximitatea geografică față de amplasament (baze de producție, stații de betoane, depozite în zonă);
- personal propriu angajat pe alte contracte similare, cu costuri salariale deja absorbite;
- contracte-cadru avantajoase cu furnizorii de materiale;
- marja de profit redusă asumată conștient, pentru intrarea pe o piață sau menținerea echipei.
Cum arată o justificare care rezistă
Din practica CNSC și a curților de apel, câteva reguli se desprind constant:
1. Justificarea trebuie să fie documentată, nu declarativă. Afirmația „avem echipamente proprii” nu este suficientă. Sunt necesare listele de echipamente, documentele de proprietate, calculul costului orar de funcționare. Afirmația „avem un preț bun de la furnizor” trebuie susținută de oferta de preț sau de contractul cu furnizorul, emise anterior datei-limită de depunere a ofertelor.
2. Justificarea trebuie să acopere fiecare componentă suspectă. Dacă comisia întreabă despre prețul unitar al unui anumit material, răspunsul general despre eficiența firmei nu este suficient.
3. Nu poți modifica oferta prin justificare. Explicațiile trebuie să justifice prețul ofertat. Nu se pot schimba prețurile unitare, cantitățile, tehnologia propusă sau furnizorii declarați în ofertă. O justificare care se transformă în reofertare duce la respingere.
4. Costurile salariale nu pot coborî sub minimul legal. Prețul trebuie să acopere cel puțin salariul minim aplicabil (inclusiv salariul minim din construcții, unde este cazul) și contribuțiile obligatorii. Comisiile verifică riguros acest aspect.
5. Prețul nu poate fi justificat prin pierdere. O ofertă care, după propriile calcule ale ofertantului, generează pierdere, este greu de apărat. Profitul zero sau foarte redus poate fi acceptat; pierderea asumată, de regulă, nu.
6. Respectarea termenului de răspuns. Comisia stabilește un termen pentru transmiterea justificărilor. Depășirea lui permite respingerea ofertei. Dacă termenul este nerezonabil de scurt pentru complexitatea întrebărilor, solicitați prelungirea în scris, motivat, înainte de expirare.
Obligațiile comisiei de evaluare
Comisia nu poate respinge oferta fără să analizeze efectiv justificările. Ea trebuie:
- să formuleze întrebări clare și concrete, nu solicitări generale;
- să analizeze fiecare argument prezentat de ofertant și să motiveze de ce îl acceptă sau îl respinge;
- să solicite clarificări suplimentare dacă răspunsul ridică noi întrebări, înainte de a respinge oferta;
- să aplice același standard tuturor ofertanților aflați în situații similare.
O respingere motivată sumar („justificările nu au fost considerate concludente”) este vulnerabilă la contestație. La fel, o acceptare a justificărilor fără nicio analiză reală.
Strategii în caz de contestație
Dacă oferta ta a fost respinsă: contestația trebuie să arate concret că justificările au fost suficiente și că comisia nu le-a analizat sau le-a analizat greșit. Este util să se solicite accesul la dosarul achiziției, pentru a vedea raportul procedurii și analiza comisiei.
Dacă oferta câștigătoare a fost acceptată: concurentul poate susține că prețul trebuia verificat și nu a fost, că justificările acceptate sunt formale sau nedovedite, ori că anumite costuri obligatorii (salariale, de mediu, de securitate) nu sunt acoperite. Și în acest caz, accesul la dosar este esențial pentru construirea argumentelor.
CNSC poate dispune, în unele situații, efectuarea unei expertize tehnice pentru verificarea justificărilor, ceea ce poate fi decisiv în speță.
Exemplu practic
Într-o procedură pentru lucrări de reabilitare a unei școli, ofertantul clasat pe primul loc are un preț cu aproximativ 25% sub valoarea estimată. Comisia îi solicită justificarea prețului, cu întrebări punctuale privind trei articole de deviz: tâmplăria termoizolantă, termoizolația fațadei și manopera pentru instalațiile electrice.
Răspunsul ofertantului este construit pe trei piloni. Pentru tâmplărie, prezintă oferta fermă a producătorului, emisă cu două săptămâni înainte de depunerea ofertelor, cu un preț preferențial obținut în baza unui contract-cadru anual. Pentru termoizolație, arată că deține în stoc materialele achiziționate anterior la un preț mai mic, cu facturile și fișele de magazie. Pentru manoperă, prezintă statul de funcții, calculul costului orar (cu salariul minim din construcții și contribuțiile obligatorii) și normele de consum utilizate.
Comisia acceptă justificarea. Un concurent formulează contestație, susținând că prețul este nerealist. CNSC respinge contestația: justificările sunt documentate, anterioare depunerii ofertelor și acoperă exact elementele pentru care s-au cerut explicații.
Într-o speță similară, alt ofertant a răspuns printr-o adresă de o pagină, afirmând că „firma dispune de resurse proprii și furnizori fideli”. Oferta i-a fost respinsă, iar contestația lui a fost, la rândul ei, respinsă. Diferența dintre cele două situații nu a fost prețul, ci calitatea documentării.
Ce verifică CNSC în contestațiile privind prețul
Atunci când analizează o contestație privind prețul neobișnuit de scăzut, Consiliul verifică, în principal:
- dacă obligația de a solicita justificări a fost declanșată și respectată;
- dacă solicitarea comisiei a fost suficient de precisă;
- dacă răspunsul ofertantului a acoperit toate elementele solicitate;
- dacă analiza comisiei a fost reală și motivată, nu formală;
- dacă justificările acceptate se sprijină pe documente verificabile.
Consiliul nu se substituie comisiei în aprecierea tehnică, dar verifică dacă aprecierea a fost făcută legal și rațional.
Întrebări frecvente
Pot fi exclus doar pentru că am cel mai mic preț? Nu. Respingerea pentru preț neobișnuit de scăzut presupune obligatoriu solicitarea și analizarea justificărilor.
Pot depune documente noi odată cu justificările? Da, documente care susțin prețul ofertat (oferte de la furnizori, contracte, liste de echipamente). Nu poți însă modifica elementele ofertei. Documentele emise după data depunerii ofertelor sunt privite cu rezervă.
Ce se întâmplă dacă nu răspund la solicitare? Oferta va fi, cel mai probabil, respinsă, iar o contestație ulterioară are șanse foarte reduse.
Concluzie
Prețul scăzut nu este, prin el însuși, un viciu. Este însă un semnal de alarmă care obligă comisia să verifice, iar pe ofertant să demonstreze, cu documente, că poate executa contractul la acel preț. Pregătirea justificării începe, de fapt, la elaborarea ofertei: un ofertant care își fundamentează prețurile pe oferte ferme și calcule documentate va răspunde rapid și convingător la orice solicitare.
S.C.P.A. Radu și Asociații asistă ofertanți la redactarea justificărilor de preț și în contestațiile privind oferta neobișnuit de scăzută, atât în fața CNSC, cât și a instanțelor.
Acest articol are caracter informativ și reflectă legislația în vigoare la data publicării. Nu constituie consultanță juridică pentru un caz concret.