Pentru o firmă, a apărea în Registrul contribuabililor inactivi al ANAF înseamnă, practic, blocarea relațiilor comerciale: codul de TVA este anulat, partenerii nu mai pot deduce cheltuielile și TVA-ul pentru achizițiile de la firma inactivă, iar băncile și furnizorii devin reticenți. Multe firme ajung inactive din neglijență administrativă — un sediu expirat, o declarație nedepusă —, nu din lipsă de activitate. Vestea bună este că inactivitatea poate fi, în cele mai multe cazuri, înlăturată relativ repede.
Când declară ANAF o firmă inactivă
Criteriile sunt prevăzute de art. 92 din Codul de procedură fiscală. Un contribuabil este declarat inactiv, în principal, dacă:
- nu își îndeplinește, într-un semestru calendaristic, nicio obligație declarativă prevăzută de lege;
- se sustrage controalelor efectuate de organul fiscal, prin declararea unor date de identificare care nu permit identificarea sediului;
- organul fiscal constată că nu funcționează la domiciliul fiscal declarat;
- se află în inactivitate temporară înscrisă la registrul comerțului;
- are durata de existență a sediului social expirată;
- nu are deschis un cont de plăți în România sau la Trezoreria Statului — criteriu introdus prin Legea nr. 239/2025, aplicabil din 2026;
- nu a depus situațiile financiare anuale în termen de 5 luni de la expirarea termenului legal — criteriu introdus, de asemenea, prin Legea nr. 239/2025.
ANAF a elaborat în 2026 o nouă procedură de declarare a inactivității și de reactivare, care înlocuiește procedura din 2015 și aplică noile criterii.
Procedura de declarare
Declararea inactivității se face prin decizie a organului fiscal, comunicată contribuabilului, iar contribuabilul este înscris în Registrul contribuabililor inactivi și reactivați, care este public. Pentru unele criterii, legea prevede notificarea prealabilă a contribuabilului și acordarea unui termen pentru remediere.
Decizia de declarare a inactivității este un act administrativ fiscal care poate fi contestat în termen de 45 de zile, potrivit Codului de procedură fiscală.
Consecințele inactivității
Pentru firma inactivă
- anularea din oficiu a codului de TVA, de la data comunicării deciziei de inactivitate;
- obligațiile de declarare și plată continuă să existe, chiar dacă firma este inactivă;
- sediile secundare sunt considerate, la rândul lor, inactive;
- dificultăți majore în relațiile cu clienții, furnizorii și băncile.
Pentru partenerii firmei inactive
Codul fiscal limitează dreptul beneficiarilor de a deduce cheltuielile și TVA-ul aferente achizițiilor de bunuri și servicii de la contribuabilii inactivi, cu anumite excepții prevăzute de lege (de exemplu, achizițiile prin executare silită sau de la contribuabili aflați în procedura insolvenței). Din acest motiv, partenerii verifică frecvent registrul și întrerup colaborarea imediat ce o firmă apare ca inactivă.
Reactivarea
Reactivarea se face la cererea contribuabilului, după ce acesta a înlăturat cauza care a dus la inactivitate și și-a îndeplinit obligațiile declarative restante. Condițiile principale:
- remedierea cauzei — prelungirea sau schimbarea sediului social, depunerea declarațiilor și a situațiilor financiare restante, deschiderea contului bancar, ieșirea din inactivitate temporară;
- îndeplinirea tuturor obligațiilor declarative prevăzute de lege;
- inexistența obligațiilor fiscale restante, în condițiile prevăzute de lege;
- verificarea faptică — organul fiscal verifică dacă contribuabilul funcționează efectiv la domiciliul fiscal declarat.
După reactivare, firma trebuie să solicite separat reînregistrarea în scopuri de TVA, care produce efecte de la data noii decizii de înregistrare.
Cazul frecvent: sediul social expirat
O cauză foarte des întâlnită este expirarea duratei sediului social. Firmele care au sediul într-un spațiu închiriat sau dat în comodat pe durată determinată uită să prelungească actul și să înregistreze prelungirea la registrul comerțului. Sistemele informatice sesizează automat expirarea, iar firma devine inactivă fără ca cineva din conducere să observe.
Recomandare simplă: verificați data de expirare a sediului social în certificatul constatator și programați prelungirea cu cel puțin o lună înainte.
Contestarea deciziei de inactivitate
Contestația are sens atunci când:
- cauza nu există (de exemplu, sediul fusese prelungit, dar înregistrarea la registrul comerțului nu fusese preluată corect de ANAF; declarațiile fuseseră depuse);
- procedura nu a fost respectată (lipsa notificării prealabile, acolo unde legea o impune; constatarea nefuncționării la sediu fără o verificare reală);
- criteriul nou a fost aplicat retroactiv sau înainte de intrarea lui în vigoare.
În paralel, firma poate solicita suspendarea executării deciziei în instanță, pentru a putea funcționa normal până la soluționare.
Inactivitatea și contractele comerciale
Inactivitatea fiscală are efecte directe asupra contractelor firmei, care trebuie gestionate juridic:
- clienții pot invoca imposibilitatea deducerii cheltuielilor și a TVA-ului pentru a suspenda plățile sau pentru a cere renegocierea prețului; contractele ar trebui să prevadă obligația furnizorului de a menține un statut fiscal activ și consecințele încălcării ei;
- furnizorii și finanțatorii pot avea clauze care permit rezilierea sau declararea scadenței anticipate a creditelor în cazul inactivității fiscale;
- procedurile de achiziție publică — o firmă inactivă poate fi exclusă, iar inactivitatea apărută pe parcursul executării unui contract public poate genera probleme cu autoritatea contractantă;
- contractele-cadru pentru furnizări recurente pot conține clauze de verificare periodică a statutului fiscal, iar încălcarea lor poate atrage penalități.
Din perspectiva clientului care colaborează cu o firmă devenită inactivă, este esențial să se verifice data exactă a inactivității, deoarece regimul deducerii depinde de data operațiunii raportată la data declarării inactivității și la data reactivării.
Pentru firma inactivă, comunicarea transparentă și rapidă cu partenerii, însoțită de dovada demersurilor de reactivare, limitează pierderile comerciale.
Exemplu practic
O firmă de instalații descoperă, la o licitație, că apare ca inactivă: sediul social fusese stabilit într-un spațiu cu contract de comodat de trei ani, expirat de două luni. Firma pierde un contract important, iar un client îi blochează plățile.
În câteva zile, firma încheie un nou contract pentru sediu, depune cererea de prelungire la registrul comerțului, apoi cererea de reactivare la ANAF și, imediat după reactivare, cererea de reînregistrare în scopuri de TVA. Pentru perioada de inactivitate, firma gestionează separat facturarea fără TVA evidențiat și pregătește deducerea TVA aferent achizițiilor după reînregistrare. În paralel, negociază cu clientul deblocarea plăților, pe baza dovezilor de reactivare.
Întrebări frecvente
Cât durează reactivarea? Depinde de complexitatea cauzei și de verificările organului fiscal. Pentru cazurile simple (sediu expirat, declarație nedepusă), procedura poate fi parcursă în câteva săptămâni, dacă documentele sunt complete.
Cheltuielile și TVA-ul partenerilor pentru perioada de inactivitate se recuperează după reactivare? Regimul depinde de prevederile Codului fiscal în vigoare și de data operațiunilor. Partenerii trebuie să analizeze fiecare situație în parte.
Concluzie
Inactivitatea fiscală este, de cele mai multe ori, consecința unei neglijențe administrative, dar efectele ei comerciale pot fi grave. Noile criterii aplicabile din 2026 — contul bancar și depunerea situațiilor financiare — extind riscul. Monitorizarea periodică a sediului social și a obligațiilor declarative previne problema; iar când aceasta apare, reactivarea rapidă, urmată de reînregistrarea în scopuri de TVA, limitează pagubele.
S.C.P.A. Radu și Asociații asistă firme în procedurile de reactivare fiscală, în contestarea deciziilor de declarare a inactivității și în gestionarea consecințelor asupra contractelor comerciale.
Acest articol are caracter informativ și reflectă legislația în vigoare la data publicării. Nu constituie consultanță juridică pentru un caz concret.